Биляна влага сърце и душа в Стабил Груп и е един от най-дейните хора в пределите на холдинга. един от най-дейните хора в пределите на холдинга. Участва пряко в управлението на дружеството и на три от дъщерните компании.

Този път я поканихме да разкаже по-подробно за един от най-големите проекти на Стабил Груп от 2020 г., а именно проект Комуникации: как започна той, какви подпроекти включва, какви дигитални инструменти се внедриха и какви са резултатите от използването им. Прочетете, за да разберете повече.

Здравей, Биляна, хората те познават, но кажи няколко думи за себе и с какво се занимаваш.

Здравейте! Аз съм част от историята на Стабил Груп от самото му началото, още от създаването на първата компания. Заемала съм ръководни позиции в няколко от фирмите и работя по групови проекти в качеството си на изпълнителен директор на холдинга Стабил Инженеринг АД.

Целта на работата ми е създаването на синергия между отделните фирми, обмяна на добри практики, чувство за принадлежност към семейството на Стабил, увереност в бъдещето.

Днес с теб ще си говорим за проект Комуникации, чието начало ти постави на мениджърската среща през февруари 2020 г. Кажи защо стартира този проект и какви бяха неговите цели първоначално. Защо го започнахте точно тогава?

Всяка фирма в Стабил Груп извървя свой собствен и логичен път на развитие. Поради редица фактори, всяка от тях има установена различна политика и култура, продуктова гама, клиентска мрежа. Предизвикателството е в това да намерим допирните точки между компаниите, да се опрем на тях и да ги увеличаваме с времето, докато започнем наистина да мислим и действаме, да вземаме решения и правим планове като група.

За да постигнем тази цел, трябва да променим начина си на мислене и комуникация – между холдинга и фирмите и помежду фирмите. Проект Комуникации, в който се включиха доброволно колеги от всички фирми, постави основите на някои инструменти, които да подобрят комуникацията на всички нива между компаниите.

Успяхте ли да реализирате тези цели сега, година по-късно, и реално да подобрите комуникацията между фирмите?

Целите на проекта, благодарение на ентусиазма на колегите, са изпълнени, но работата за развитие на инструментите и налагането им в ежедневната работа на групата тепърва предстои.

Проект Комуникации е огромен, кои подпроекти влизат в него? Разкажи малко повече за тези, свързани с дигитализацията?

Подпроектите, които очертахме заедно с колегите, са разнородни, но всеки има своята тежест за постигане на резултатите.
Въведохме Teamwork – в две от приложенията му – като ticket система – която да управлява услугите на холдинга към компаниите и като система за управление на проекти – за проектите на групово ниво.

Организира се и администрира споделено виртуално пространство, в което мениджърите имат достъп до информация, образци, заповеди, ползваме календар за групови събития и поставяне на срокове.

Издаването на месечен електронен бюлетин, който да дава информация за проекти, добри практики, кариерно развитие във всяка една от компаниите и в групата се изпраща вече повече от половин година.

Срещите на Групите по функционалност се определиха като форма, цели и съдържание. По време на тях колеги от всички фирми, които са на подобни позиции и се сблъскват с близки по същество предизвикателства, участват в обучения, споделят добри практики и работят по съвместни проекти.

Кутията за идеи, с която даваме възможност за предложения на всеки служител в групата, стартира обиколката си в холдинга и вече е посетила всяка от фирмите. Проведе се голяма кампания за всички тези инициативи и ползите от тяхното въвеждане.

Всеки мениджър на толкова високо ниво като теб постоянно мисли за оптимизации и по-добро управление на ресурсите. Дай ни няколко примера как някои от проектите, свързани с дигитализация, са подобрили процесите ви.

Въвеждането на ticket системата изчисти в голямо отношение процесите, свързани с услугите от холдинга към фирмите. Тя е лесна за ползване, осигурява бърза комуникация, прозрачност на действията, по-лесно следене на процеса и оптимален контрол. Благодарение на нея пестим време, необходимо за вземане на решения и проследяване на изпълнението.

Мисля, че всички нововъдени инструменти, които споменях, оказват положително влияние върху работата ни. С Google споделеното пространство също оптимизирахме процеси, свързани със споделяне на информация, образци, документи, обмяна на имейли, хора, които трябва да бъдат информирани.

При кой процес, свързан с дигитализацията, срещнахте най-много предизвикателства?

Мисля, че управлението на проекти ни затрудни най-много. По него все още има много какво да се работи, но не заради програмата, а поради нуждата да променим начина си на работа.

Какви нови дигитални инструменти започнахте да използвате през 2020 г.? Кои от тях са най-полезени?

На групово ниво извън този проект започнахме активна работа по въвеждане и ползване на дигитални инструменти като повечето от тях са облачно позиционирани. Например, инструментите за дигитални срещи и обучения Zoom, Skype, Viber, както и Bitrix като програма за проектно управление в Стабил Инженеринг.

Направихме трудна, но стратегически обоснована стъпка в посока замяна на ERP система с обща счетоводна програма и програми за дигитализация на оперативната дейност, които да са адаптирани към спецификата на всяка една от нашите компании.

Дигитализацията на процеси се оказа ключова за много компании през 2020 г. Как би оценила представянето на Стабил Груп и дъщерните му компаниите през тези трудни месеци?

Знам, че винаги може да се стремим към по-добро представяне, но мисля, че бяхме много активни, адаптивни и имахме подкрепата на нашите служители. Иска ми се в бъдеще да можем да работим повече като група, но това ще се случи с изграждането на структура и процеси, които да се сервизират бързо и адекватно.

Ако сега можеше да се върнеш и да промениш едно нещо, какво би било то?
Не мисля, че бих променила нещо. Екипът беше изключително мотивиран. Всички поеха задачи и участваха в групи. Бяхме добре организирани. В последствие се присъединиха и още колеги. Мисля, че на всички им беше интересно, а резултатите са налице.

Какво следва по проект Комуникации през 2021?
Проект Комуникации в този му вид приключва. Направихме анкета сред колегите относно въведените инструменти или практики, като обратната връзка е положителна. Остана само да предложим документ за междуфирмена комуникация и да проведем заключителна среща.
Този проект отвори път за няколко други, по които ще работим в следващите години. Дигитализацията на процеси и Комуникацията в групата, създаването на Синергия, са от приоритетите ни в следващите 5 години.