През последната година Стабил Груп стартира рекорден брой проекти от различно естество, значимост и брой ангажирани хора. Придвижихме задачи, свързани със строеж или ремонт на сгради, оптимизация на административни и производствени операции, дигитализиране на процеси, подобряване на комуникацията и други.

Уверихме се колко способни и отговорни хора има в екипите ни. Видяхме потенциала на колегите и решихме да го развием, като организираме обучение на тема „Управление на проекти“. За гост лектор поканихме Ваня Стоянова, асоцииран фасилитатор от The Business Institute, като тя проведе двудневна практическа работилница, в която имаха възможност да участват всички над 30 мениджъра в Стабил Груп.

Избрахме Ваня за лектор, тъй като е професионалист с богат опит не само в областта на управление на проекти, но също в оптимизацията на процеси, оперативния мениджмънт, развитието на екипи, внедряването на иновации и управление на промяната.

С нея преминахме теоретична и практически насочена част, като застъпихме следните теми:

1. Дефиниция, етапи и жизнен цикъл на проекта
2. Целеполагането като фундаментална причина за (не)успешното управление на проекти – кога, защо, какъв подход се използва
3. Tрите основни лоста при управлението на проекти - обхват, ресурси и време
4. Човешкият фактор в управлението на проекти - хора, екипи, политики, мотивация и ангажираност, производителност
5. Причинно-следствени връзки и взаимно-заменяеми решения в управлението на проекти.
6. Прототипиране на интерактивни проектни процеси
7. Начини на управление и оценяване на рисковете и възможностите, свързани с вътрешната и външна среда
8. Инструменти и техники, с които да подсигурим успешното управление на проекти
9. Оценка и управление на разходите, степен на точност и времетраене
10. Добро бюджетиране за успешно приключване на проекта

Мениджърите на Стабил Груп научиха полезни техники, инструменти и подходи, които да им помагат ва работата. Вярваме, че всеки от тях взе по нещо ценно и ще го приложи на практика си.

Споделяме част от акцентите на двудневната работилница.

Какво представлява управлението на проекти и защо е необходимо

Понятието ПРОЕКТ включва последователността от дейности с дефинирано начало и край, за чието изпълнение се използват определени ресурси. Желаните резултати от него са насочени към решаването на конкретен проблем и/или постигането на определена цел.

Когато говорим за управление на проекти, често го асоциираме само с делегиране и координиране на отделни задачи и подзадачи, но това не е достатъчно. Доброто управление на проекти дава структуриран подход за развитие. Позволява пълноценното използване на възможностите, които се появяват, чрез ясни стратегии за намаляване на несигурността и риска, както и планове за действие в извънредни ситуации. Планирането дава възможност за обективно взимане на решения, подходящо усвояване на ресурсите и постигане на желаните цели.

Какви умения трябва да притежава ръководителят на екип и какви са неговите задачи

Проектният мениджър е човек, който взима участие във всеки етап на проекта – стартиране/иницииране, планиране, изпълнение, приключване и във всеки от тях трябва да има достъп до информация, чрез която да осъществява качествен мониторинг и контрол.

За да бъде успешен един мениджър на проекти, той трябва да притежава съвкупност от умения.

1. Да бъде преди всичко лидер, който мотивира и ангажира хората около себе си.
2. Да бъде комуникативен и да предава информация по ясен и разбираем начин.
3. Да умее да преговаря и да постига общо съгласие при дискусии.
4. Да решава проблеми.
5. Да познава фирмената структура, за да черпи информация от правилните източници.

Неговите основни задължения са да организира времето и задачите както на себе си, така и на останалите членове на екипа, да умее да делегира, да подкрепя екипа си, да има желание и устрем към постоянно усъвършенстване, да осигурява абсолютна прозрачност и да умее да прилага правилото на Парето 80/20. Комбинацията от всички тези фактори допринасят за по-лесното постигане на крайната цел.

Кои са инструментите, които ни помагат успешно да управляваме проекти

Подборът на точните инструменти и тяхната правилна имплементация са пътят към оптимизация или подобрение на много фирмени процеси.
Ваня Стоянова сподели няколко инструмента, които са полезни в различните моменти от управлението на проекти. Всеки от мениджърите в обучението участва в практически задачи, свързани с употребата на тези инструменти, за да усети ефекта им от първа ръка.

Споделяме трите, които ни направиха най-силно впечатление.

ХАРТА НА ПРОЕКТА

Това е документ, който съдържа всички стъпки и информация, необходими за превръщането на една проектна идея в проект. Разписва се още в етапа на иницииране, като информация трябва да е логически структурирана и лесна за възприемане. Попълването на всяко поле гарантира, че нищо ценно няма да бъде пропуснато още от самото начало .
Важно е всяка организация, която работи по проекти, да има такава харта без значение дали е разписана като таблица, в дигитален инструмент или по друг начин.

ДИАГРАМА НА ПОСЛЕДОВАТЕЛНОСТИТЕ ИЛИ GANT CHATT

Целта на подобна диаграма е чрез изобразяването на дейностите и връзките между тях под формата на мрежа/насочен граф да се придобие по-пълна картина за работата по проекта и по-точно планиране на времето и изграждане на график. В подобен табличен вид лесно се визуализират задачите във времето, тъй като всеки ред е запазен за една задача, времето напредва от ляво надясно и се запълват само местата, където задачата е активна.
Подобни диаграми са популярни заради простотата си и защото позволяват лесното изобразяване върху таблица или разграфена хартия.

ДИАГРАМА ПРИЧИНА-СЛЕДСТВИЕ ЗА КАЧЕСТВЕНА ОЦЕНКА НА РИСКА

Това е прост инструмент ,известен още като Ишикава диаграма или Рибена кост. Той често се прилага в процеса на планиране на проекта и представлява брейнсторминг техника за идентифициране на възможните причини за даден проблем. Дава възможност за систематичен анализ и намиране на отделните причини, на които може да влияем с цел предотвратяване на рисковете. Най-важният фактор тук е правилното дефиниране на проблема, тъй като той е отправна точка за прилагането на инструмента.

Подобно на структурата на рибената кост диаграмата се изгражда от главата (следствието) към големите кости (причините) и малките кости (подпричините). В началото се описва проблемът. Отделните области, от които могат да възникнат причините, се изобразяват като ребрени кости.

След двудневното обучение с Ваня Стоянова се уверихме, че работилницата е практически насочена със силно застъпен консултативен елемент. Участниците имаха възможност за реално бизнес преживяване, в което да се упражнят и демонстрират своите умения. Усетиха процеса на управление на проекти, създаваха различни сценарии, въвеждаха и променяха параметри на проекта и веднага виждаха ефекта от решенията си. Разбраха как трите основни лоста в управлението на проекти - обхват, ресурси и време, съчетани с динамиката на екипа и организацията на проекта, могат да доведат до успех или провал.

Благодарим на всички колеги, които участваха в обучението. Вярваме, че беше полезно и обратната връзка, която получихме, го доказва.
Управителният състав на Стабил Груп ще продължи да инициира и организира обучения за колегите в холдинга. Вярваме, че именно постоянното усъвършенстване е пътят, по който да вървим, за да бъдем иновативни заедно за едно стабилно бъдеще.