Да сме иновативни заедно за едно по-стабилно бъдеще и да ставаме по-добри всеки ден са цели, които Стабил Груп преследва устремено. Ето защо всяка година работим по ключови проекти, които са насочени към подобряване на процеси, оптимизиране на ресурси и повишаване квалификацията нашите над 180 служители.

В холдингова структура, в която всяка компания е различна от останалите, е предизвикателно да откриваш допирните точки между фирмите и да ги развиваш като конкурентно предимство. Тъй като тази година успяхме да го постигнем с два проекта, инициирани от ръководството на Стабил Груп, време е да ги представим по-подробно. Като методология тези проекти се различават и са изцяло независими един от друг, но се реализират с представители от: Хидростаб, Плексистаб, Стабил Агро Трейд, Стабил Инженеринг и Стабилинженеринг – Алфа. Освен това и двата работят в името на обща цел – оптимизиране на процеси и ресурси.

Проект: Съставяне на Карта на процесите на всяка фирма в Стабил Груп и дефиниране на нейните „тесни места“

Този проект е иницииран от отдел „Човешки ресурси“ и в началото на 2020-та година назря моментът за неговото стартиране. Той е изцяло свързан с оперативната дейност на всяка от дъщерните компании в Стабил Груп и нейното подобряване.

Какво представлява проектът и какви са неговите цели?

По дефиниция всяка компания извършва един основен процес и други, които го съпровождат: търговски, финансов, счетоводен, управление на склад, логистика и т.н. Ефективността на този главен процес влияе на останалите и респективно на ефективността и рентабилността на цялата компания.

Чрез съставянето на Карта на процеси (на англ. ез. process mapping) нагледно се очертават етапите на главния процес и неговата ефективност. Това помага нагледно да се определят „тесните места“ т.е. проблемни точки в компанията. Например:

    •  Служител, който е натоварен с прекалено много задачи

    •  Липса на отговорен служител за конкретна стъпка от процеса

    •  Оперативна задача, за която отговарят повече от необходимото хора

    •  Забавяне на важна операция: извеждане на стока от склад, изпращане на оферта, даване на обратна връзка на клиент за наличност на стока и т.н.

 За да се дефинира правилно „тясното място“ на всеки процес се работи по единна методология. На обща среща между отдел „Човешки ресурси“ и управленския екип на компанията се дават отговори на следните въпроси:

1. Колко време отнема даденият процес?
2. Кой служител е отговорен за неговото изпълнение?
3. Колко хора са въвлечени от началото до края на процеса?

Разбира се, в течение на дискусията възникват и други въпроси спрямо спецификата на бизнеса и фирмената структура. Още в края на тази първа среща се виждат проблемните точки, а управленският състав дефинира конкретни стъпки, чрез които те да се разрешат. Определят се отговорник и срок за изпълнение, като е задължение на ръководството да спусне задачите към ръководителите на отдели или екипи и да следи за изпълнението им. Винаги се взима под внимание как плануваните промени ще се отразят на останалите служители, ангажирани в операциите, така че да не се нарушава нормалният им ритъм на работа.

Някои „тесни места“ са лесни за решаване чрез наемане на нов служител, закупуване на допълнителна машина и т.н. Други обаче са по-трудни и изискват комплексни действия в дългосрочен план.

Какво се случи до момента?

Първата съставена Карта на процесите беше на Плексистаб. В нейното изготвяне участваха Миряна Джебян, Мениджър Международни продажби в Плексистаб, и част от ръководството. При съставянето на следващите Карти участваха също Ирена Емилова и Георги Събев от HR екипа на Стабил Груп.

След това поетапно се състояха срещи с управителния състав от фирмите в холдинга, по време на които се изготвиха техните Карти на процесите, дефинираха се „тесните места“ и стъпки за решаването им.

Към края на 2020-та година са реализирани до 4 срещи с всяка дъщерна компания на Стабил Груп. Разрешени са ключови оперативни проблемни точки и се работи по дългосрочно поставена цел.

Вярваме, че с този проект поставихме началото на един значим процес, който ще доведе до важни оптимизации и оперативни подобрения. Ефектът от него, косвено или пряко, ще бъде усетен от всички служители в Стабил Груп.

Проект: Съставяне на Групи по функционалност

В началото на 2020 г. по време на ежегодната среща на мениджърския екип, Биляна Куцева постави началото на мащабен проект „Комуникации“. Той цели да се подобри обмена на информация и ноу-хау между компаниите в Стабил Груп и техните служители.

Какво представлява проектът и какви са неговите цели?

Като част от комуникационния проект през лятото започна работа по съставянето на Групи по функционалност, чиято цел е да събере на едно място, запознае и обедини служители от различни фирми в Стабил Груп, които изпълняват сходни длъжности.

Първите четири групи, с които вече се работи, са:

1. Началници Складови стопанства;
2. Главни счетоводители;
3. Мениджъри ISO и други системи – служители, които се занимават с ISO процеси в компаниите, и такива, обвързани с ръководено на процеси;
4. Обслужване на клиенти – вътрешни търговци и други служители, които ежедневно водят комуникация с клиенти и партньори.

С всяка група се провеждат по две срещи годишно и се организира едно специализирано обучение. Основна цел на Групите е да се споделя опит между хората, коментират се общи проблеми и техните решения, както и цялата група да работи заедно по общи проекти.

Към момента се е състояла по една среща с всяка от Групите с опознавателна функция, по време на която вече има идеи за работа по общи проект. Група Обслужване на клиенти, например, през 2021 г. ще стартира работа по внедряване на общ CRM на ниво холдинг. Група Главни счетоводители, от своя страна, работят по общ проект, свързан с внедряване на нов счетоводен софтуер, който ще се използва още от началото на 2021 г.

Планираните обучения за тази година ще се реализират до края на декември, както следва:

    •  За Група Главни счетоводители - въвеждащо обучение, свързано с работа с новия счетоводен софтуер; второ обучение, свързано с промените в счетоводното законодателство от последната година;

    •  За Група Обслужване на клиенти: обучение на тема „Въведение в Hubspot“, което ще се проведе от Иван Бондоков;

    •  За началници Складови стопанства и Мениджъри ISO – съвместно обучение на тема „5S: методи за оптимизация, вдъхновени от Lean методологията“ с лектори Тодор Харизанов и Богдан Костов.

Интересното при Групите по функционалност е, че те са като жив организъм и имат представителна функция. Всяка има отговорник, който осъществява координационна функция. Освен това Групите могат да се преструктурират и да участват повече души от една компания в една и съща група. В обученията могат да участват още повече служители, които да повишават уменията и квалификациите си.

Какво предстои през 2021 с Групите по функционалност?

По този проект със сигурност ще се работи дългосрочно, като през 2021 г. предстои да бъдат сформирани нови групи. С настоящите Групи ще се проведат следващите две нови срещи и обучения, като и има идеи за теми като: Въвеждане на баркод системи, Управление на промяната и други.

Вдъхновяващо е да реализираме толкова интересни и стратегически проекти. Вярваме, че работата по тях дава резултати и показва на служителите ни колко са важни за нас. Да, оптимизацията на процесите е важна, но тя е невъзможна без желанието и старанието на нашите колеги.

Има и други проекти, по които работим, но и тези са достатъчни, за да покажем как можем да бъдем иновативни заедно за едно стабилно бъдеще.