Реализиран проект: Димитър Чавдаров разказва за внедряването на Microsoft 365. Какво се променя за екипите?

Как се изгражда обща дигитална среда за компании с различни системи, работни навици и вътрешни процеси? В Стабил Груп тази промяна се осъществява с поетапното внедряване на Microsoft 365, проект, който обединява електронната поща, календарите, срещите и инструментите за съвместна работа в холдинга.

Зад преминаването към новата платформа стоят месеци подготовка и прехвърляне на големи обеми информация. Основната задача е промяната да се случи без прекъсване на ежедневната работа и да създаде по-добри условия за комуникация между компаниите.

За постигнатото до момента, техническите предизвикателства и следващите стъпки разговаряме с Димитър Чавдаров, специалист „Компютърни мрежи и системи“ в Стабил Груп. В интервюто той споделя как протича внедряването и как общата среда вече улеснява конкретни задачи в работния ден.

Здравей, Димитър, нека започнем от самото начало, какво представлява проектът за внедряване на Microsoft 365 в Стабил Груп и защо стартира?

Проектът за Microsoft 365 е да обединим компаниите в Стабил Груп в една обща дигитална среда. До този момент всяка компания работеше по-различен начин, с различни пощенски системи, приложения и навици.

Проектът не е просто подмяна на една електронна поща с друга. Той включва Outlook и Exchange Online, Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint, общи календари, конферентни зали, споделени пощенски кутии и централизирано управление на потребители и достъп.

С Microsoft 365 целта ни беше да създадем по-единен модел на работа, в който служителите да комуникират по-лесно, да имат по-добър достъп до информация и да могат по-ефективно да работят между различните компании в холдинга.

На какъв етап е внедряването към момента?

Към момента голяма част от компаниите вече използват общата Microsoft 365 среда, а основната миграция на електронната поща е почти завършена.

Следващата стъпка е да развием по-пълно използването на Teams, SharePoint, OneDrive, общите календари и другите инструменти за съвместна работа.

Тоест вече не говорим само за миграция, а за това как да използваме платформата по-добре в ежедневната работа.

Кои решения или процеси изискваха най-сериозна предварителна подготовка?

Най-много подготовка изискваше прехвърлянето на електронната поща, защото става дума за голям обем информация, като при някои потребители пощенските кутии съдържаха десетки гигабайти информация и над сто хиляди съобщения, както и различни начини на работа, натрупвани с години.

Другият важен въпрос беше как да структурираме общата среда, така че да бъде удобна за различните компании, но в същото време да запази ясни граници между екипи, отдели и ръководни нива.

Имаше ли технически особености, свързани с различните компании в холдинга?

Да, защото всяка компания има собствена история, структура и начин на работа.

Имаме различни домейни, общи служебни адреси, служители, които работят за повече от едно дружество, както и различни вътрешни процеси, интеграциите с външни системи като Bitrix24. При тях преминаването към Microsoft 365 означава, че трябва да променим освен пощенските настройки и начина на удостоверяване и достъп до общите пощенски кутии.

Предизвикателство е всичко това да бъде обединено в една платформа, без компаниите да загубят своята идентичност и без да се наруши ежедневната им работа.

Как се промени ежедневната работа на служителите, които вече използват общата платформа?

Най-осезаемата промяна е, че все повече ежедневни задачи се изпълняват в една и съща среда.

Поща, календар, срещи, чат, файлове и съвместна работа постепенно се обединяват около един служебен профил. Това улеснява комуникацията и особено работата между хора от различни компании в Стабил Груп.

Можеш ли да дадеш конкретен пример за процес, който сега е по-лесен?

Много добър пример е организирането на среща.

Преди често трябваше допълнително да уточняваме кой кога е свободен и дали дадена конферентна зала е заета. Сега през Outlook и Teams можем да видим свободните часове на участниците и наличността на залата и да направим резервацията като част от самата покана за срещата.

Друг пример са общите служебни пощи. Microsoft 365 позволява те да бъде управлявани като обща пощенска кутия. Така всички упълномощени служители имат достъп до една и съща кореспонденция и могат да изпращат от името на общия адрес.

Това изглежда като малка промяна, но когато се повтаря ежедневно в цялата организация, спестява време и комуникация.

Как централизираната среда помага на ИТ екипа?

За ИТ отдела централизацията означава по-добра видимост и по-бърза реакция.

Вече можем да управляваме потребители, достъпи и голяма част от услугите от една среда. Това ни помага както при ежедневни технически проблеми, така и при ситуации, свързани със сигурността. Освен това ни дава възможност постепенно да прилагаме еднакви стандарти за всички компании.

Каква подготовка или обучение получават екипите преди миграцията?

Избрахме поетапен подход, а не едновременно прехвърляне на всички компании.

Преди всяка миграция правим подготовка на потребителите и работните им станции, проверяваме пощенските кутии и начина, по който хората работят с тях, и даваме предварителна информация какво ще се промени.

След миграцията основният фокус е върху практическите неща, как се влиза в новия акаунт, как работят Outlook и Teams, как се използват календарите, как се достъпват общите пощенски кутии и каква е разликата спрямо досегашния начин на работа.

За нас е важно обучението да бъде свързано с реалната ежедневна работа на конкретния екип, а не просто представяне на всички функции, които Microsoft 365 предлага.

Кои въпроси или затруднения се срещат най-често в началото?

Най-често става дума за промяна на навици. Хората са свикнали да работят по определен начин и в началото естествено търсят познатите функции на старите им места.

Например потребител, който години наред е работил с електронната си поща по определен начин, първоначално търси същите менюта и функции на същите места.

Често има въпроси за различните акаунти, за общите пощенски кутии, как се използва календарът или каква е разликата между личен чат, Team и канал в Teams.

Друг типичен въпрос е свързан с файловете, кое се съхранява локално, кое е в OneDrive и как могат да бъдат достъпвани файловете.

След кратък период на адаптация обаче повечето потребители много бързо свикват с новата среда.

Кое беше най-голямото предизвикателство до този момент?

Най-голямото предизвикателство беше да направим тази промяна без да прекъснем нормалната работа на компаниите.

Електронната поща е критична услуга. Няма как да кажем на една компания, че за ден или два няма да има поща, докато извършваме миграцията. Затова голяма част от работата остава невидима за потребителите: подготовка на домейни, акаунти, лицензи, архиви, DNS настройки, прехвърляне на данни и проверки след миграцията.

Допълнително предизвикателство беше разнообразието: различни компании, различни домейни, различни версии на Office, различни пощенски клиенти и много големи исторически архиви.

Затова още в началото избрахме поетапна миграция. Така имахме възможност след всяка компания да анализираме резултата, да коригираме процеса и следващата миграция да бъде по-добре подготвена.

Как единната дигитална среда ще промени Стабил Груп в дългосрочен план?

Според мен най-големият ефект ще бъде в начина, по който компаниите работят помежду си.

Когато хората използват общи инструменти, обща комуникационна среда и единни правила, много по-лесно се споделят знания, информация и ресурси.

В дългосрочен план това ще направи Стабил Груп по-свързана организация с по-бърза комуникация, по-ясни процеси и по-добри възможности за съвместна работа между отделните компании.

И за мен точно това е важната част от проекта. Не просто да внедрим нов софтуер, а да създадем среда, която помага на хората и компаниите в холдинга да работят още по-добре заедно.