По пътя на дигитализацията: Кои са новите инструменти, които мениджърите в Стабил Груп вече използват

Дигитализирането на бизнеса е тенденция, която набра голяма популярност през последните два месеца. Дистанционната работа и невъзможността да се срещаме очи в очи наложи необходимостта от промяна.

Стабил Груп обаче върви по пътя на дигитализация от още по-рано.

Осъзнаваме, че съвременните дигитални инструменти носят огромен потенциал след себе си. Хиляди бизнеси по целия свят ежедневно оптимизират процесите си, подобряват комуникацията си и качват нивото на услугите си чрез внедряване на нови програми, приложения и системи. Разбираме, че дигитализацията е пряко свързана с нашата конкурентоспособност, развитие и дори работодателска марка.

Ето защо по време на годишната мениджърската среща в началото на февруари Биляна Куцева, изпълнителен директор на Стабил Груп, стартира проект, който цели да дигитализира и подобри комуникацията между мениджърите в различните фирми на холдинга. За реализацията на този проект сформирахме екип от близо 10 човека, с представител от всяка фирма. С тяхна помощ начертахме какво е необходимо да се направи, за да се подобри комуникацията между мениджърите, достъпа до информация и качеството на услугите, които Стабил Груп доставя.

На 22.04. организирахме онлайн обучение за всички мениджъри и представихме новите дигитални инструменти, които колегите вече използват в работата си.

Обучението беше организирано и презентирано от Валентина Куцева, маркетинг мениджър на Стабил Груп. На него присъстваха над 30 мениджъра от Стабил инженеринг ПИИ, Стабилинженеринг – Алфа, Стабил Агро Трейд, Хидростаб, Плексистаб и Интерстаб. Участие взеха колеги от Пловдив, Варна, София и Скопие.

Ето и кои са новите дигитални инструменти, които внедрихме.

Избрахме тикет система, в която всички мениджъри и отговорници по фирми да поръчват услугите на Стабил Груп и да могат да пускат тикети до отговорниците на съответната услуга.

Тъй като Стабил Груп функционира, за да подпомага дейността на своите дъщерни компании, холдингът предлага следния богат набор от услуги:

• Финансово-административни услуги
• Юридически услуги
• Поддръжка на автопарк
• Маркетинг услуги
• IT услуги
• HR услуги
• Поддръжка на сгради и прилежащи площи
• Почистване
• Охрана
• Трудова медицина
• Пожаробезопасност и видеонаблюдение
• Управление на отпадъците
• Инвеститорски контрол

Голяма част от тези услуги се осъществяват в партньорство с други подизпълнители и затова е от ключово значение да се следи работата на тези подизпълнители, както и обемът от заявки, който постъпва към тях.

Teamwork Desk е дигиталният инструмент, който избрахме и който на 99% покрива изискванията ни за тикет система.

Това е изключително интуитивна и лесна за работа платформа. В нея се регистрират два типа профили – Агенти и Клиенти. Клиентите т.е. отговорниците по фирми са тези, които пускат заявки. Агентите са всички подизпълнители, които обслужват услугите, които фирмите поръчват. Всички задачи на агентите вече се получават систематизирано на едно място и за секунди може да се проследи прогресът им по всяка една от тях.

Заявката за нова задача се пуска все едно се пише имейл – с описание, прикачени файлове, краен срок и приоритет на изпълнение. Системата има нива на достъп, така че всеки потребител да вижда това, което го вълнува, а мениджърът проекти да следи прогреса на всяка една новопостъпила или текуща задача.

Teamwork Project е дигиталният инструмент, който избрахме за управление на проекти, които засягат всички фирми в Стабил Груп.

Teamwork Project е онлайн инструментът за управление на проекти, на който се спряхме след като проучихме и други опции. Като онлайн система Teamwork Project е достъпен от всеки край на света с достъп до интернет, а всеки от мениджърите вече има създаден собствен профил за достъп.

Внедряването на тази система беше необходимо, за да може всеки мениджър в холдинга да работи заедно с останалите по общите проекти и да виждаме статуса на задачите и на самите проекти. В Teamwork Project вече са въведени всички проекти, по които се работи в рамките на холдинга, например: комуникация в групата и оптимизиране на услугите, строеж и реконструкции на сгради, оптимизиране на архив с документи, съставяне на нов 5-годишен план за развитие на всяка фирма и още.

Към всеки проект се въвеждат задачи и подзадачи, а всяка от тях може да се възложи на един или повече души. Има опция за добавяне на начален и/или краен срок, приоритет, статус на изпълнение, добавяне на коментари под всяка задача, тагване на определени хора и др. опции.

Teamwork Desk, както и Teamwork Project са настроени така, че потребителите да получават автоматичен имейл, когато: получат нова задача, има движение или промяна по текуща задача, получат запитване от колега и всяка друга важна промяна по проектите.

Teamwork Chat e чат система, в която всички мениджъри да комуникират бързо и лесно, най-вече за общи проекти, които засягат всички фирми в Стабил Груп.

Teamwork Chat е чат системата, към която всеки мениджър има директен достъп през профила си в Teamwork Project. Тази комплексност на платформата е още една от причините да я изберем. През нея могат да се изпращат както лични съобщения, така и да се правят чат групи с няколко хора, които работят по общ проект.

Google Drive е облачното пространство, в което всички мениджъри да обменят материали и да черпят вдъхновение.

Към Google Drive на Стабил Груп вече имат достъп всички мениджъри от холдинга. Именно това е споделеното пространство, където всеки ръководител ще има възможност да търси и открива много полезна информация и материали. Например: отчети на всички фирми, контакти на всички хора в Стабил Груп, полезни темплейти за презентации или бюджети, снимки от събития и др.

Седмичните и месечни бюджети, които са достъпни в това облачно пространство, целят да покажат на всички мениджъри моментното състоянието на фирмите и да дават възможност за по-добри анализи и взаимопомощ.

Създаване на месечен онлайн бюлетин, който да изпращаме до всички хора от всички фирми в Стабил Груп, е задача, която предстои да реализираме.

Изготвянето на такъв бюлетин е все още в начален стадий, но предстои да го реализираме през лятото. Той ще съдържа синтезирана информация с най-важните събития и новини от живота на холдинга и дъщерните фирми. Той ще се изпраща към всички над 180 служители и е един от похватите, чрез които да подобрим цялостната комуникация и информационен обмен.

С тези инструменти поставяме началото на един дълъг път, по който тръгваме заедно.

Имплементацията им е едва първата крачка от едно дълго приключение. Прилагането на тези дигитални инструменти в ежедневната ни практика е истинското предизвикателство. Вярваме обаче, че употребата ми ще е в ползва на всеки мениджър в Стабил Груп. Вярваме, че имаме подкрепата на всички колеги и че в края на това приключение ще можем да погледнем назад и да кажем: Успяхме и го постигнахме както с всяко друго предизвикателство до сега. Иновативни заедно за едно стабилно бъдеще.